Comment des entreprises luttent contre les réunions longues et inutiles

Comment des entreprises luttent contre les réunions longues et inutiles

Les réunions en entreprises, c’est comme la drogue. Tout le monde se focalise sur l’augmentation continue du trafic, mais personne ne s’interroge sur les causes et les moyens de faire diminuer la consommation…

Alors, encore un post sur les réunions et la réunionite allez-vous dire ?

Oui… car cela prend encore plus de sens avec l’effondrement de la productivité que l’on constate ; dans les entreprises françaises, du moins. CF mon précédent post sur ce blog.

Dans son article publié sur LesEchos Start, Chloé Marriault a le mérite de démarrer par l’adage bien connu « Le temps, c’est de l’argent ».

Mais force est de constater que cet adage s’applique rarement dans ce qui est pourtant le symbole même de la recherche de profit : l’entreprise !

Car les hémorragies de temps perdu ne sont jamais mesurées -Et donc chiffrées- dans les entreprises. Et, en France, les actifs passent en moyenne six heures par semaine en réunion, selon un sondage mené par OpinionWay pour Slack fin 2022.

Or une partie des réunions représentent souvent un immense gâchis de temps qui pourrait être employé à d’autres tâches pour créer davantage de sens et de valeur.

Sur ce sujet, les centaines de clients que j’ai formé à la gestion du temps m’ont tous assuré que 30 % de leurs réunions s’avéraient inutiles et/ou étaient « organisées par des collègues tentant de justifier leur poste et donc leur salaire ».

Dans ces cas, l’ego de tel ou tel responsable est souvent hypertrophié également.

D’où notre mantra chez AESTIGIA et nos clients : « Faire passer notre croissance avant notre égo ».

Bref, la journaliste revient sur les bonnes pratiques connues ou plus « innovantes » à mettre en place pour lutter contre ce fléau.

1/ Chiffrer le coût de chaque réunion

« Il suffit de regarder le salaire de chaque participant et de le rapporter à la durée estimée de la réunion. »

Avantage : s’interroger sur la pertinence d’organiser la réunion ET sur celle de faire venir telle ou telle personne.

2/ S’assurer de son efficacité

Les bonnes pratiques sont connues mais rarement mises en œuvre :

• Avoir un ordre du jour et s’y tenir ;
• Chaque participant doit avoir préparé la réunion et venir avec des éléments de réponse ;
• Se réunir 5 mn avant pour bavarder en toute convivialité afin de ne pas perturber ladite réunion ;
• Commencer et finir à l’heure prévue, peu importe les retardataires ;
• Désigner un gardien du temps ;
• Interdire les digressions, sauf si elles abordent un sujet important et dans ce cas les limiter à 30 secondes ;
• Interdire les hors-sujet qui ne figurent pas sur l’ordre du jour ;
• Créer les conditions pour que tous les participants se sentent en sécurité pour s’exprimer, et veiller ensuite à ce que tous le fassent (Rôle de l’animateur) ;
• Rédiger une synthèse de la réunion et son plan d’action dans lequel chacun sait ce qu’il doit faire et pour quand.

3/ Repérer les mauvaises habitudes

• Les réunions qui servent à faire le point. « « C’est un prétexte pour tenir une discussion de bistrot durant laquelle les dominants et les extravertis vont raconter leur vie » selon Louis Vareille, cité par la journaliste.
• Les participants qui arrivent sans rien avoir préparé.

Toutefois, il est possible d’aller encore plus loin pour lutter contre la réunionnite !

Réunions interdites

Chez Alan, la licorne française spécialisée dans l’assurance et la prévoyance, pour éviter les mauvaises pratiques, les réunions sont quasi inexistantes !

« Les échanges et les prises de décision se font à l’écrit. Si un collaborateur souhaite solliciter ses collègues pour l’aider à prendre une décision, il leur expose sa problématique dans un fil de discussion en ligne sur Github, dans lequel répondent les personnes sollicitées », explique Chloé Marriault.

Deux avantages, selon la DRH France de l’entreprise :

• « Alors qu’en réunion certains s’expriment avec brio et arrivent à convaincre facilement, d’autres, plus réservés, sont moins à l’aise, bien que leurs idées soient tout aussi bonnes. A l’écrit, on joue avec les mêmes armes. »
• Les salariés sont libres d’organiser leur temps de travail comme ils l’entendent, tant que les objectifs sont remplis. « Ne pas avoir de réunion, c’est leur permettre d’avoir le contrôle sur leur agenda ». Ainsi, chacun peut répondre au moment qui lui semble opportun, dans un délai donné. Finie donc, la réunion qui tombe pile au moment du pic de productivité.

A condition de bien connaître son biorythme, évidemment.

Des réunions informelles efficaces

Autre solution, celle adoptée chez LDLC, le groupe spécialisé dans la vente de matériel informatique. Le Président du directoire a fermé l’intégralité des salles de réunion en 2020.

« Ça a été la panique à bord, se souvient Laurent de la Clergerie. J’ai indiqué aux salariés que je n’interdisais pas les réunions, simplement qu’il fallait qu’elles aient lieu à leur bureau, au réfectoire ou autour d’un café. »

Trois mois plus tard, il a rouvert les petites salles, mais pas les plus grandes. Désormais, il assure que les réunions ne dépassent pas cinq personnes. « Avec cette période durant laquelle les salles de réunion étaient fermées, les salariés se sont autorégulés et ont pris l’habitude de faire des réunions informelles efficaces, durant lesquelles on se dit l’essentiel. »

Le désengagement et la perte de sens sont des fléaux auxquels toutes les entreprises sont confrontées. Or les employés qui ont le sentiment de perdre leur temps se désengagent au travail. Raison pour laquelle je martèle encore et toujours depuis des années que l’amélioration de la gestion du temps n’est pas un enjeu individuel mais organisationnel !

Et VOUS, que vous inspirent ces idées ? Et que mettez-vous en place pour optimiser la gestion du temps de vos collaborateurs et l’efficacité de leurs réunions ?

Pour améliorer la gestion du temps organisationnelle de votre entreprise, parlons-en sans engagement.

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