Le mail « urgent » est une vision de l’esprit !

Le mail « urgent » est une vision de l’esprit !

De la même façon que je l’écrivais avant-hier au sujet des réunions, la mauvaise utilisation des mails en interne traverse elle aussi le temps et les époques. Raison pour laquelle cet article de Quentin Périnel, publié en septembre 2018 dans Le Figaro, reste d’actualité.

Il qualifie, d’ailleurs, à juste titre, son mauvais usage de « drogue dure d’entreprise » !

Être ou ne pas être… dans la boucle des courriels, questionne l’auteur qui souligne fort à propos que pour chaque émetteur -ou presque- « chacun est convaincu que son mail est le plus urgent ». Et d’enchainer sur le concours que vous connaissez probablement, vous qui lisez ce post :

« Le management par mail est une absurdité. Tout comme le véritable «concours» auquel se livrent certains: mails à des heures indues, envois répétitifs, insistants… Le présentéiste qui se sent obligé d’écrire à 22 h 35 pour dormir tranquille, le consultant «workaholic» qui expédie son dernier mail en quittant le bureau à 0 h 57 pour bien montrer qu’il est sur le pont… «Shooter des mails» est une drogue dure d’entreprise! Le mail est un curseur de productivité, un critère de performance. Plus nombreuses sont les boucles, plus le manager est important. Moins long est le délai de réponse, plus le collaborateur est performant… »

Alors que faire individuellement et collectivement, selon l’auteur ?

« Prendre conscience de l’inutilité profonde de certains échanges, qui pourraient être remplacés par une discussion triviale autour d’un café. »

« Faire disparaître les destinataires en «copie» et de se contenter d’écrire à l’unique et bonne personne. »

« Se poser cette question très simple : le message que je m’apprête à envoyer est-il indispensable ? Dans le cas où vous vous posez cette question après 21 heures, il y a environ 99 % de chances que la réponse soit négative. »

Ces trois premiers réflexes sont de bons débuts. Il faut en ajouter d’autres. Par exemple :

1/ Faire l’effort de modifier impérativement les objets de vos mails lorsque les sujets abordés dans le corps de texte ne correspondent plus ! Combien de temps passez-vous chaque semaine à rechercher de l’information dans un mail dont l’objet ne correspond pas ?

2/ Ecrire des objets plus précis qui pourraient se suffire à eux-mêmes.

3/ Comme le suggère Tim Ferris dans son livre « La semaine de quatre heures », rédiger des courriels qui mentionnent les différentes options possibles. « Si…, alors… ou…. Merci de me répondre ce qui serait possible ». Le but : éviter plusieurs allers-retours inutiles qui poseront chaque fois une question.

4/ En cas de plusieurs options de réponses, numérotez-les comme je le fais à l’instant. Ceci évitera les risques de confusion.

Autre méthode, diminuer autant que possible l’usage du mail en interne au profit d’un réseau social de type Teams, Slack, etc. Avec des canaux dédiés pour chaque grand sujet.

Oui, je sais, certains trouvent que ça devient vite le grand bazar ! Exact !

Raison pour laquelle, l’ensemble de ces choix et comportements doivent être structurés dans une démarche de ce que j’appelle la « gestion du temps organisationnelle » -et même culturelle- portée par la direction générale de l’entreprise, pour faire changer les comportements. Un projet de transformation comme d’autres qui doit être accompagné pour faire gagner les équipes en efficacité durable tout en diminuant le stress.

Et vous qui êtes dirigeant ou manager, comment améliorez-vous les compétences de gestion du temps et des priorités -et donc la productivité et la diminution du stress- de vos équipes ?

Si vous aimez ce post et/ou connaissez quelqu’un à qui il sera utile, commentez et partagez 😊

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